11 tips para mejorar la logística de tu negocio

El el almacenaje, la paquetería y transportación son claves para tu negocio. Sigue estos consejos para ser más eficiente.

En cualquier pequeña y mediana empresa, la logística representa casi un tercio de los gastos totales. Actividades como empaque, almacenamiento, transporte y la distribución del producto son parte de la logística de una empresa y son vitales para el funcionamiento de tu organización.

El cálculo de las pérdidas que ésta ocasiona puede variar de una empresa a otra, ya que dependen de la distancia que recorra el distribuidor, el medio de transporte que utilice y si la distribución es local o foránea, además de todos los factores externos que pueden influir en la entrega de la mercancía, como el tráfico.

Muchos desconocen el gran impacto que la gestión logística puede tener en el desempeño de otras áreas y en aporte que tiene al desarrollo de los resultados generales de cada compañía. Por ejemplo, no logras nada con incrementar el número de tus clientes si no eres capaz de cumplir con todos esos pedidos. Al final, terminarás perdiendo todos esos consumidores y tendrás una mala reputación en el sector, lo cual afectará también tus futuros negocios.

Si las Pymes pusieran mayor atención en la logística, lograrían mejorar sus procesos hasta un 12 ó 15 por ciento. Quien entienda cómo puede rentabilizar la parte de su distribución, almacenaje o transportación en una empresa, tiene una mayor probabilidad de subsistir en comparación al resto de sus competidores.

Desarrollar y ejecutar un plan para optimizar la logística de tu negocio será de gran ayuda para tu camino al éxito. A continuación te entregamos un listado de consejos que serán clave para este objetivo:

1. Organízate
Contrario a lo que muchos empresarios piensan, bajar los costos de logística no requiere de grandes montos de inversión, lo que se necesita es mejorar la organización. Tener un buen control de inventarios, organizar almacenes y llevar de una manera eficaz en tiempo y servicio el producto al cliente favorece los procesos logísticos.

2. El “cuánto” es clave
Es necesario medir cuántos productos se tienen en el almacén, el número de materias primas, cuánto se entrega, en cuánto tiempo se hacen las entregas y cuánto tardas en vender. Al medir eso empezamos a ser conscientes de lo que significa el costo, de esta manera podemos empezar a trabajar en planes de mejora y desarrollo.

3. Comunicación continua 
Estar en comunicación constante con el personal de la compañía, clientes y proveedores te permitirá tener un amplio panorama de qué es lo que está fallando en tu Pyme. Facilita las condiciones que permitan una comunicación eficaz entre cada una de las partes en la cadena. Si es necesario, crea una red de Intranet para comunicarte con ellos y atender a los problemas al momento.

4. Observa la cadena de suministro
Es importante que tú y tus colaboradores ubiquen perfectamente en qué eslabón de la cadena de suministro se encuentra el negocio.

5. Usa una pauta para negociar 
Las decisiones operativas que tomen tus colaboradores deberán estar guiadas por la línea general que marques como pauta para negociar, desarrollar y fomentar las relaciones en el corto, mediano y largo plazo tanto con clientes como con proveedores. Esto te permitirá orientar los resultados con tu visión del negocio.

6. Diseño de la cadena de abastecimiento
Debes desarrollar y tener bien clara toda la cadena de abastecimiento de tu empresa, al igual que cada una de las partes y miembros que la conforman. A su vez, esto te servirá a la hora de crear las metas de tu empresa y de definir tu presupuesto. Piensas salir al extranjero, pero ¿estás capacitado para cumplir con las exigencias logísticas que eso implica?

7. Gestiona la demanda
Garantizar la disponibilidad de un producto al consumidor requiere que tu empresa busque el balance más apropiado entre la oferta y la demanda. Este proceso se logra cuando existe como elemento esencial dentro de la planeación de los diferentes procesos como ventas, producción y abastecimiento.

8. Red de distribución
Igual que el punto anterior, tu empresa se verá afectada si produce 200 cajas diarias cuando sólo puede repartir 100 en ese mismo periodo. En estos casos debes invertir en un camión y un conductor, en lugar de adquirir más maquinaria. Todos los niveles deben ir creciendo a la par, si no, te quedarás con mercancía extra en tu stock que, seguramente, se perderá.

9. Procesos operativos 
Opta por la compra masiva, eso te permitirá contar con todos los insumos que se necesitan para elaborar y entregar tus productos en el tiempo debido, además, te ayudará a ahorrar. La compra de insumos, administración de materia prima y material de empaque entran en esta categoría.

10. Indicadores de la gestión
La demanda y nivel son indicadores fundamentales para que tu empresa retroalimente sus procesos y seas capaz de responder más eficientemente las necesidades del consumidor.

11. Visibilidad
No esperes a que un consumidor se queje por la calidad de un producto, adelántate a los problemas. Es esencial tener una visión de lo que pasa con los productos a lo largo de la cadena de abastecimiento y contar con información en línea, veraz y oportuna relacionada tanto con las características físicas como con la información de logística.

Fuente: http://www.soyentrepreneur.com/27976-11-tips-para-mejorar-la-logistica-de-tu-negocio.html

8 claves de logística para ser competitivo

Descubre cómo reducir costes, mejorar la calidad y aumentar tu productividad a través de una gestión correcta de las cadenas de suministro.

La logística reúne todos los métodos necesarios para la correcta operación de una empresa. Para que una empresa sea competitiva debe tener una buena gestión de su cadena de suministro, considerando aspectos como la transportación, los envíos y los inventarios. En ocasiones, es necesario que la empresa adopte cambios estructurales para mejorar su logística; en otras, se trata de pequeñas modificaciones que permiten eficientar procesos.

Finalmente, la correcta administración de esta área tiene efectos directos en la calidad del servicio y en los costos del producto; y es aquí donde puedes encontrar ventajas competitivas y valor añadido para tus clientes.

A continuación te compartimos las áreas que debes considerar para mejorar tu logística y ser más competitivo:

1. Aplicación de tecnología en cadena de suministro
Se trata de herramientas que facilitan la visibilidad en la cadena de suministro, aportando información acerca de los procesos y mejorando el intercambio de datos entre todos los miembros de la cadena.

Algunos de los sistemas básicos son:
ERP: sistemas integrados de gestión
RFID: sistemas de identificación por radiofrecuencia
S&OP y CPFR: son tecnologías B2B y ayudan al procesamiento de órdenes en la entrega de productos
TMS: gestión de transporte. Se usa en relaciones colaborativas con transportistas, proveedores y clientes
CGA: Sistema de Gestión de Almacenes

2. Gestión de inventarios
El principal objetivo de esta práctica es asegurar la disposición de materiales y productos para satisfacer la demanda. Aquí la clave es definir procesos para gestionar de manera eficiente los productos.

Recomendaciones: 
- Usar prácticas de codificación para identificar materiales y productos. Facilita la estandarización y es esencial para los procesos de calidad.
- Usar prácticas de clasificación (por ejemplo, el ABC para clasificar materiales según su importancia).
- Gestionar los stocks de manera sincronizada para la optimización de inventarios.
- Implementar la política de justo-a-tiempo para mantener los inventarios en buenos niveles y reducir costes de almacenamiento.
- Aprovechar la estrategia de postergación, que permite retrasar la personalización del producto al máximo, para responder mejor a la demanda.
- Invitar a los proveedores a gestionar inventarios. A esto se le llama VMI y el objetivo es mejorar el servicio del fabricante hacia el cliente final.
- Adquirir software de sistemas de planificación avanzadas (APS), para solucionar problemas en la cadena de suministro.

3. Gestión de almacenes
En algunas empresas, el almacén puede significar hasta un 60 por ciento de los costes. Aprender a gestionarlo es clave para la competitividad. ¿Cómo puedes hacerlo? Aquí unas ideas:

1. Usa sistemas de recolección automática que aumentan la eficencia de recursos relativos a la gestión de almacenes.
2. Planifica estratégicamente la red de suministro. Busca la forma más económica de enviar y recibir el producto, manteniendo la calidad y el servicio al cliente.
3. Usa almacenes compartidos. Es recomendable para las Pymes que tienen geografía cambiante, ya que les permite ser flexibles.
4. Ten almacenes reguladores. Permiten una distribución más dinámica y aseguran una respuesta rápida.

4. Gestión de transportes
Esta área suele representar altos costos en las organizaciones, por lo que mejorar su gestión es esencial para la competitividad. Esto incluye implementar estrategias en diseño de redes y algunas de las mejores prácticas son:

- Trazabilidad de la cadena del frío. Este punto es clave en la cadena alimentaria pues se encarga del control de la temperatura en todo el proceso de distribución.
- Trazabilidad y seguridad en toda la cadena de suministro. Esto te ayudará a conocer el historial, ubicación y trayectoria de un producto para control de stocks y de producción y coordinación con distribuidores.
- Uso de Crossdocking. Tiene ventajas como entregas diarias a tiendas, control de la cadena, exactitud en entregas y ahorro en transportes.
- Utilización de transporte multimodal. Es eficiente para el transporte de materiales y productos. También facilita el transporte internacional.
- Implementación de Grupaje. Es utilizado en transporte ferroviario y carreteras, mediante una carga para varias empresas. Sirve para reducir tarifas y limitar el riesgo del cliente.
- Outsourcing. La externalización de este proceso permite reducir costos y mejorar la eficiencia.
- Logística inversa. Son todos los procesos y actividades para gestionar el retorno y el reciclaje.

5. Outsourcing de servicios logísticos
La externalización de estos procesos es una buena práctica para mejorar la competitividad. Esto incluye a transportistas, proveedores de servicios de logística y proveedores de servicios integrados. Los especializados usan tecnología avanzada, con la intención de brindar el mejor servicio, tal como herramientas de comunicación electrónicas. Para que funcione este esquema es necesario que implementes prácticas colaborativas con estos proveedores. Disminuirán los costes y aumentará tu eficiencia.

6. Gestión de aprovisionamiento
En este punto, se requiere una buena planificación para mejorar la coordinación entre proveedor y cliente. Toma nota de algunas de las mejores prácticas:

- Incluir la gestión de compras en la planificación de la empresa, para alinearlas con los objetivos del negocio.
- El área de abastecimiento debe conocer la estrategia de negocio. Esto para elegir la gestión más adecuada para la empresa. La función de abastecimiento, en cuanto a costos, calidad y niveles de servicio de los proveedores, debe elegirse en función a la estrategia del negocio.
- Se debe medir el desempeño, según la contribución al negocio. Es decir, contar con métricas claras para identificar la relación entre una buena gestión de compras y los resultados.

7. Usar métricas
Como en cualquier área del negocio, la logística requiere de medición y retroalimentación, utilizando indicadores como Rotación de Inventarios, Coste de Mercancías Vendidas y Retorno sobre Activos.

Estos son algunos consejos que puedes seguir:

- Usa el modelo SCOR para tener mediciones objetivas de la cadena de suministro.
- Considera los costos logísticos como parte de las ventas (generalmente están entre el 8 y 10%).
- Define la cantidad de entregas a tiempo. Se mide como la proporción del producto que el cliente recibió a tiempo con respecto a todo el producto que le fue enviado por el proveedor.
- Mide los días de inventario. Es decir, la eficiencia del inventario y los días de rotación.

8. La relación con proveedores de la cadena de suministro
Se requiere integrar los procesos del negocio para responder de manera correcta al cliente. Para ello, se necesita lograr colaboración entre todos los miembros de la cadena de suministro, por medio de la confianza mutua y el intercambio de información.

Algunos tips:
- Asignar personal para gestionar la relación con proveedores.
- Entregar retroalimentación oportuna a los proveedores en cuanto a su desempeño.
- Medir la percepción del cliente sobre el proveedor.
- Establecer contratos a largo plazo que beneficien a ambas partes.
- Facilitar la cooperación mutua.
- Tener reuniones periódicas para entender sus expectativas e inquietudes.
- Compartir los planes de negocio a largo plazo.

Fuente: http://www.soyentrepreneur.com/27979-8-claves-de-logistica-para-ser-mas-competitivo.html

Cómo tener una buena logística

Un error de los emprendedores es no contar con una estrategia de logística. Sigue estos tips y mejora tus procesos.

Uno de los mayores errores que cometen los nuevos empresarios es dejar de lado la logística, en detrimento de otros elementos como las capacidades comerciales, tecnológicas, de producción y marketing, sin calcular las consecuencias que esto tiene.

Muchos desconocen el gran impacto que la gestión logística puede tener en el desempeño de otras áreas y en el aporte al desarrollo de los resultados generales de cada compañía. Por ejemplo, no logras nada con incrementar el número de tus clientes, si no eres capaz de cumplir con todos esos pedidos. A la larga, terminarás perdiendo todos esos clientes y generándote una mala reputación en el sector, lo que afectará también tus futuros negocios. 

¿Cómo hacerlo?
Te damos algunos tips para mejorar tu estrategia de logística:

Diseño de la cadena de abastecimiento
Debes desarrollar y tener bien clara toda la cadena de abastecimiento de tu empresa, al igual que cada una de las partes y miembros que la conforman. A su vez, esto te servirá a la hora de crear las metas de tu empresa y de definir tu presupuesto. Piensas salir al extranjero, pero ¿estás capacitado para cumplir con las exigencias logísticas que ello implica?

Gestiona la demanda
Garantizar la disponibilidad de un producto al consumidor requiere que tu empresa busque el balance más apropiado entre oferta y la demanda. Este proceso se logra cuando existe como elemento esencial dentro de la planeación de los diferentes procesos como ventas, producción y abastecimiento.

Red de distribución
Del mismo modo que lo anterior, tu empresa se verá afectada si produce 200 cajas diarias cuando sólo puede repartir 100 en ese mismo periodo. En estos casos debes invertir en un camión y un conductor, en lugar de adquirir más maquinaria. Todos los niveles deben ir creciendo a la par, si no, te quedarás con mercancía extra en tu stock que, seguramente, se perderá.

Procesos operativos 
Opta por la compra masiva, ello te permitirá contar con todos los insumos que se necesitan para elaborar y entregar tus productos en el tiempo debido y además te generará ahorros. Compra de insumos, administración de materia prima y material de empaque, entran en esta categoría.

Indicadores de la gestión
La demanda y nivel son indicadores fundamentales para que tu empresa retroalimente sus procesos y seas capaz de responder, de manera más eficiente, a las necesidades del consumidor.

Visibilidad
No esperes a que un consumidor se queje por la calidad de un producto, adelántate a los problemas. Tener una visión de lo que pasa con los productos a lo largo de la cadena de abastecimiento, así como contar con información en línea, veraz y oportuna relacionada tanto con las características físicas como con la información logística, resultará esencial.

Conectividad
Facilita las condiciones que permitan una comunicación eficaz entre cada una de las partes en la cadena. Si es necesario, crea una red de Intranet para comunicarte con ellos y atender a los problemas al momento. 

Fuente: http://www.soyentrepreneur.com/como-tener-una-buena-logistica.html

Reflexión.

"Es tan fácil atraer el bien como atraer el mal. Es tan fácil estar en armonía con el amor como con el odio. ¿De que lado quieres estar tu?

                                                              Mirdad.

No hay que asustarse con las dificultades, nosotros somos capaces de superarlas todas....solamente necesitamos tiempo para comprender, inteligencia para buscar el camino y coraje para andar adelante pero nunca asustarse....

                                                                Papa Francisco.

Documentación y trámites de la empresa exportadora_Colombia

1. Documentos de la empresa

Escritura Pública:

Cualquiera que sea el tipo de sociedad (anónima. limitada, en comandita simple, por acciones, unipersonal, etc.) que se escoja, debe constituirse ante Notario, mediante la suscripción de una Escritura Pública.

Registro ante Cámara de Comercio:

El siguiente trámite es registrar la empresa ante la Cámara de Comercio, como persona natural o jurídica, para lo cual debe:

• Verificar que el nombre de la empresa no esté ya registrado.
  
• Diligenciar el formulario de inscripción, anexando:
  
• Si es persona natural:
  • Copia de la cédula de ciudadanía
    
• Si es persona jurídica:
  • Copia de la Escritura Pública.
  • Acta de la Asamblea de Socios mediante la cual se nombra al Representante Legal.
  • Copia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
  • Cancelar el derecho de matrícula para la modalidad que sea solicitada.

Trámites ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN

En la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, se debe diligenciar el Registro Único Tributario RUT y, con este documento, solicitar el Número de Identificación Tributaria NIT, además de inscribirse para el pago del Impuesto al Valor Agregado –IVA- y solicitar autorización de numeración para facturación.

Para la inscripción en el Registro Único Tributario – RUT- y la solicitud del Número de Identificación Tributaria – NIT-, debe presentar:

• Si es Persona Natural:
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del solicitante
  • Formulario RUT diligenciado
    
• Si es Persona Jurídica:
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal
  • Formulario RUT diligenciado
  • Escritura de constitución de la Empresa
  • Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio (con vigencia no mayor a tres (3) meses)

Para la inscripción para el pago del Impuesto al Valor Agregado – IVA, se requiere:

• Si es Persona Natural:
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del solicitante
  • Formulario para IVA diligenciado 
    
• Si es Persona Jurídica:
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal
• Formulario para IVA diligenciado
• Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio (con vigencia no mayor a tres (3) meses)

Para cada trámite es necesaria la presentación de los documentos mencionados, aunque sean los mismos.

Para la solicitud de autorización de numeración para facturación se requiere:

• Formato para la solicitud de autorización para la numeración de facturación debidamente diligenciado en original y copia, de acuerdo con las instrucciones que se encuentran en el respaldo del formato,
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal o de la persona natural
• Fotocopia del Número de Identificación Tributaria –NIT-.

2. Registros para la exportación

Inscripción en el Ministerio de Comercio Exterior – Mincomex:

En el Ministerio de Comercio Exterior se realiza la inscripción en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios, así como el Registro de Productor Nacional, Oferta Exportable y Solicitud de Determinación de Origen, siguiendo los pasos que se describen a continuación:

Inscripción en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios

El Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios es un instrumento que  permite mantener actualizada la información sobre composición, perfil y localización de las empresas exportadoras. La inscripción en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios es gratuita, pero obligatoria, y tiene una vigencia de un año, por lo tanto, debe renovarse anualmente.

Beneficios

Los exportadores inscritos y con Registro vigente en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios, tienen acceso a la utilización de los siguientes Instrumentos de promoción apoyo (Artículo 1°, Decreto 2681 de 1999):

• Devolución del Impuesto al Valor Agregado –IVA- involucrado en los productos de exportación.
  
• Exención del Impuesto al Valor Agregado –IVA- para servicios (transporte, asesorías, etc.) prestados en Colombia en desarrollo de un contrato de exportación.
  
• Aprobación de Sistemas Especiales de Importación – Exportación (Planes Vallejo).
  
• Prestación de servicios ofrecidos  por el  Fondo de Promoción de las Exportaciones –PROEXPORT-.
  
• Utilización de Programas Aduaneros Especiales y de Regímenes para usuarios exportadores.
  
• Registro como Comercializadora Internacional y como usuario permanente de una Zona Franca.
  
• Otorgamiento de Créditos de BANCOLDEX.
  
• Solicitud de Determinación de Criterios de Origen para productos de exportación.
  
• Exención de la Retención en la Fuente para los ingresos provenientes de exportaciones.
  Para inscribirse en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios es necesario:
• Diligenciar la Forma 001 que se reclama en el Ministerio de Comercio Exterior - Mincomex y se presenta en las mismas oficinas.
  
• Anexar fotocopia autenticada del Número de Identificación Tributaria –NIT- ó Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
  
• Anexar original  del Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil, expedido por la Cámara de Comercio del lugar donde se encuentra domiciliada la sede principal de actividades de la sociedad o persona natural, con fecha de expedición no mayor a tres meses a la fecha en que se presente el formulario.

El Ministerio de Comercio Exterior procede a efectuar la inscripción de conformidad con los requisitos exigidos y le entrega un comprobante,  con sello, fecha y número de radicación,  a la persona que lo radica. Con este comprobante, el exportador puede reclamar el Registro  después de cuatro días hábiles siguientes a la fecha de radicación. 

Registro de Productor Nacional, Oferta Exportable y Solicitud de Determinación de Origen

El registro de "Productor Nacional, Oferta Exportable y Solicitud de Determinación de Origen" es el documento que le permite al Ministerio de Comercio Exterior determinar el origen de las mercancías objeto de la exportación y registrarlas como producción nacional. Este documento le sirve al Ministerio para consulta y soporte en  la investigación de prácticas desleales de comercio, tales como dumping o subvenciones, para las negociaciones internacionales de comercio exterior, para los procesos de licitación del sector oficial y para la cuantificación de la producción nacional para aquellos bienes que se benefician de las exenciones. Igualmente el registro permite identificar los productos con capacidad competitiva o con especial sensibilidad en los mercados internacionales y es objeto de consulta para las modificaciones arancelarias y los regímenes de importaciones y exportaciones.

• Diligenciar formulario de Registro de Productor Nacional, Oferta Exportable y Solicitud de Determinación de Origen

Este formulario - FORMA 010 -, es suministrado por el Grupo de Origen y Producción Nacional del Ministerio de Comercio Exterior junto con las instrucciones para su diligenciamiento, sin ningún costo para el usuario. El formulario debe ser diligenciado y entregado, anexando:

• Certificado de Constitución y Gerencia si se trata de persona jurídica o Registro Mercantil cuando se trate de personas naturales. Cualquiera de los dos documentos los expiden las Cámaras de Comercio.
  
• En el caso de que el exportador sea un comercializador, deberá anexar al formulario, una carta del productor mediante la cual se certifique la vinculación comercial entre ambos y lo autorice a utilizar las normas de origen del producto específico.
  
• Verificación de la información, determinación de Criterios de Origen y registro como Productor Nacional, por parte de Mincomex.

Una vez radicado el formulario por el productor y/o exportador, Mincomex verifica la información y determina el Criterio de Origen del producto a exportar con base en las disposiciones existentes para los distintos esquemas preferenciales, los cuales son consignados en la planilla de “Relación de Inscripción y Determinación de Origen”, con base en la cual, posteriormente el exportador reclamará el formulario respectivo para obtener el Certificado de Origen. Simultáneamente se registra la empresa como “Productor Nacional”, y cuando el caso lo amerite, el Ministerio de Comercio Exterior efectuará una visita a las instalaciones de la empresa, con el fin de tener mayores elementos de juicio para proceder a calificar si la producción es nacional y, entonces,  determinar el origen.

• Comunicación al exportador y/o productor

El original de la Relación de Inscripción de Oferta Exportable y Determinación de Origen se expide con destino al exportador a través de un oficio. Esta información tiene una validez de dos años. Sin embargo, el exportador y/o productor deberá actualizar la información suministrada cuando ocurra cualquiera de los siguientes eventos: cuando varíen las condiciones originalmente registradas por la empresa, cuando se encuentre próximo a su vencimiento, o cuando Mincomex lo solicite.

Registro en el Instituto Colombiano Agropecuario - ICA

            1.         Inscripción de los predios de producción
Para conseguir este certificado, se debe radicar una carta en el Instituto Colombiano Agropecuario -ICA- División de Sanidad Vegetal del municipio donde se encuentre ubicada la zona de producción de las frutas u hortalizas a exportar, solicitando la inscripción de los predios y especificando la siguiente información:

• Lugar y fecha de presentación de la solicitud
• Nombre de la empresa y/o exportador
• Número de Identificación Tributaria –NIT- (Persona Jurídica) y/o Cédula de Ciudadanía (Persona Natural) del exportador
• Dirección del solicitante
• Extensión en hectáreas de los predios
• Especies y variedades de frutas producidas con destino a la exportación
• Nombre del asistente técnico
• Firma del exportador o representante legal.
• Adicionalmente se deben anexar los siguiente documentos:
• Concepto técnico del ingeniero agrónomo
• Copia del contrato del Ingeniero Agrónomo, Asistente Técnico o Unidad de Asistencia Técnica Municipal responsable del cultivo
• Matrícula profesional del Ingeniero Agrónomo, Asistente Técnico o Unidad de Asistencia Técnica responsable del manejo del cultivo
• Croquis de la ubicación de los predios y su jurisdicción
• Fotocopia autenticada del Número de Identificación Tributaria –NIT- (Persona Jurídica) ó Cédula de Ciudadanía (Persona Natural) del Exportador
• Original  del Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil, expedido por la Cámara de Comercio,  con fecha de expedición no mayor a tres meses a la fecha en que se presente la solicitud.
• Recibo de pago expedido por la Tesorería del ICA. El monto depende del número de hectáreas a inscribir

Una vez radicada esta solicitud, el ICA verifica la información y, previa inspección de los predios, emite el Registro de los mismos, el cual tiene una validez de dos (2) años.

            2.         Registro de Exportación del ICA

Después de haber inscrito los predios de producción, el productor y/o comercializador debe registrarse como exportador ante el ICA, para lo cual debe solicitar el Registro de Exportación por medio de una carta dirigida a la División de Sanidad Vegetal del Instituto Colombiano Agropecuario –ICA- ubicado en el municipio donde se encuentra la planta de procesamiento, especificando la siguiente información:

• Lugar y fecha de presentación de la solicitud
• Nombre de la empresa y/o exportador,
• Número de Identificación Tributaria –NIT- (Persona Jurídica) y/o Cédula de Ciudadanía (Persona Natural) del exportador
• Dirección y teléfono de la planta de producción
• Especies de frutas que va a exportar
• Nombre de la marca distintiva de la fruta u hortaliza con la que va a realizar la exportación
• Firma del solicitante o Representante Legal

Adicionalmente anexar los siguientes documentos:

• Original del Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil, con fecha de expedición no mayor a tres meses a la fecha en que se presente la solicitud, expedido por la Cámara de Comercio
• Recibo de pago de Tesorería del ICA

El ICA evalúa las condiciones de la planta producción y emite el Registro de Exportación, el cual tiene una validez de dos (2) años.

Documentos de la exportación

Documento de Exportación- DEX

El documento de exportación o Declaración de Exportación, DEX, lo expende la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- en sus oficinas de las distintas ciudades; en algunas ciudades también son vendidos los formularios en los almacenes de cadena.

El DEX consta de un original y cinco (5) copias y la DIAN ofrece la posibilidad de que el Documento de Exportación –DEX- sea utilizado de dos (2) formas, como Autorización de Embarque y como Declaración Definitiva.

En caso de  ser  insuficiente el espacio para la descripción de la mercancía, se adquieren  Hojas Anexas al DEX.

El exportador debe presentar la Declaración Definitiva cuando:

• Realiza un embarque único con cifras definitivas
• Cuando la declaración tiene por objeto consolidar embarques fraccionados
• Para indicar las cifras definitivas de un embarque único que había sido presentado con datos provisionales.

Cuando el exportador desee realizar un embarque, deberá dentro de los tres (3) meses  siguientes a la aceptación de la Autorización de Embarque, proceder al diligenciamiento y presentación de la declaración definitiva.

El exportador debe presentar el DEX ante la DIAN, para tramitar el embarque al exterior, ya sea por puerto marítimo, aéreo o terrestre.

• EL DEX es diligenciado directamente por el exportador, en el caso en que el valor de la mercancía no supere los $1.000 dólares. 
  
• Si la mercancía supera el valor de US$1.000,  los trámites aduaneros los debe realizar la Sociedad de Intermediación Aduanera, SIA, la que debe estar debidamente autorizada por la DIAN para realizar este proceso.

El DEX debe presentarse junto con los siguientes documentos:

• Documento de Identidad del exportador o documento que acredite su autorización a la Sociedad de Intermediación Aduanera.
• Documento de transporte (guía aérea, conocimiento de embarque o carta de porte).
• Factura Comercial en original y en español.
• Lista de empaque.
• Registros sanitarios, autorizaciones expresas y demás requisitos exigidos para la exportación del producto.

La DIAN envía una copia del DEX al Mincomex con el objeto de registrar de manera definitiva la exportación

Declaración Simplificada de Exportación:

Es la Declaración de Exportación para muestras sin valor comercial.  Para efectos del régimen de exportación se consideran muestras sin valor comercial aquéllas mercancías que sean declaradas como tales y cuyo valor FOB no sobrepase los límites establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante resolución. Este valor cambia con frecuencia, por lo que debe consultarlo antes de comprometerse al envío de la muestra.  Las muestras enviadas por Proexport o por la Federación Nacional de Cafeteros, no están sujetas a límites de valor.

El café; las esmeraldas; los artículos manufacturados de metales preciosos; el oro y sus aleaciones; el platino y los metales del grupo platino; las cenizas de orfebrería, residuos o desperdicios de oro; los productos minerales con concentrados auríferos, plata y platino; y el plasma humano, órganos humanos; estupefacientes; y productos cuya exportación está prohibida, tales como los bienes que forman parte del patrimonio artístico, histórico y arqueológico de la Nación y las especies en vías de extinción, no pueden exportarse como muestras sin valor comercial.

Las exportaciones de  muestras de café realizadas por la Federación Nacional de Cafeteros o las que se realicen en el marco de programas de exportación autorizados por la Federación, no están comprendidas en la anterior prohibición.

Las exportaciones de muestras sin valor comercial de productos sujetos a vistos buenos deberán cumplir con este requisito al momento de presentar la Declaración Simplificada de Exportación.

Recuerde que para frutas y hortalizas deberá cumplir con todos los requisitos de admisibilidad en el país de destino.

Factura Comercial:
Es una cuenta por los productos que se envían al comprador en el extranjero y frecuentemente es utilizada por las autoridades aduaneras del país de destino como el documento básico para determinar el valor en aduana de las mercancías, para aplicar los derechos, gravámenes y aranceles de importación. A falta de un contrato de compraventa, la factura, aunque no constituye por sí misma un contrato, es el documento que recoge las condiciones pactadas entre las partes. La Factura Comercial es un documento fundamental e imprescindible en cualquier transacción comercial.                    
La factura comercial debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Debe  tener impresa  la denominación "Factura de venta"
• Nombre o razón social, NIT, dirección, teléfono, ciudad y país del exportador
• Numeración consecutiva autorizada por la DIAN y fecha de elaboración
• Nombre o razón social del comprador en el país de destino, dirección, teléfono, ciudad y país
• Número de Identificación Tributaria –NIT- o el número que le permita identificar alguna referencia fiscal u otro tipo de información al comprador
• Fecha de expedición
• Descripción clara y completa del producto, indicando características tales como: tipo de empaque, presentación etc.
• Valor unitario por ítem y moneda de negociación
• Valor total por ítem y moneda de negociación
• Valor de los fletes internos o internacionales, seguros y otros gastos (según tipo de negociación –INCOTERM acordado)
• Valor total de la exportación
• Condiciones de negociación (forma y plazo de pago)
• Firma y sello del vendedor o representante legal

Documento de embarque:
Una vez entregada la mercancía, la compañía transportadora emite un documento, llamado “Documento de Embarque”, en el que la compañía se compromete a transportar la mercancía desde un puerto o aeropuerto de origen a otro de destino. Este servicio es pagado según los términos de negociación oINCOTERM.   Aplica para CFR, CIF, CPT, CIP, DAF (se paga por partes iguales entre el comprador y el vendedor), DES, DEQ, DDU, DDP. El documento de embarque dependerá del modo de transporte a utilizar:   Bill of Lading (B/L) para transporte marítimo;  guía aérea o Air Waybill (AWB) para transporte aéreo o Carta de Porte terrestre.  En el caso de transporte multimodal, el operador OTM emitirá un DTM, o Documento de transporte multimodal; para contratos charter o de fletamento aéreo o marítimo, el documento a expedir se denomina póliza de fletamento.
Algunos documentos de embarque, en especial el marítimo o B/L y el DTM  pueden negociarse.
Certificado de origen:
Es el documento que permite que nuestro cliente se beneficie de las preferencias arancelarias que determinados países otorgan a los productos colombianos. Para que un producto pueda acogerse a las ventajas  de un determinado esquema o acuerdo comercial, deberá estar acompañado, en el momento de la importación, de un Certificado de Origen emitido en Colombia, donde se indiquen las normas o criterios de origen, debidamente firmado y sellado por el funcionario habilitado por el Ministerio de  Comercio Exterior en Colombia para el efecto.
Existen varios tipos de Certificados de Origen, dependiendo del Acuerdo Comercial o de  los Esquemas de Preferencias con el país al cual se va a exportar:

• Certificado Código 250 . Aplica para el Sistema General de Preferencias y utiliza el formulario “SGP-FORMA A”: Unión Europea (Alemania, Austria, Bélgica, Dinamarca, España, Finlandia, Francia, Gran Bretaña, Grecia, Holanda, Italia, Irlanda, Luxemburgo, Portugal y Suecia), Guadalupe, Martinica, Guyana Francesa, Estados Unidos, Canadá, Noruega, Suiza y Europa Oriental (Bulgaria, República Checa, Eslovaquia, Hungría, Polonia y Comunidad de Estados Independientes C.E.I. antes la Unión de Repúblicas Socialistas Soviéticas –URSS-) y Japón.
  
• Certificado Código 251: Aplica en el marco de la Ley de Preferencias Arancelarias Andinas - ATPA – otorgada por Estados Unidos y utiliza la forma “ATPA - FORMA A”.
  
• Certificado Código 260: Aplica para las exportaciones de productos colombianos a países que no pertenecen al Sistema General de Preferencias –SGP-, para la ALADI, o para la Comunidad Andina de Naciones –CAN- (Venezuela, Ecuador, Perú y Bolivia) o para los productos que no estén negociados en otros Acuerdos firmados por Colombia. Este formulario no tiene un criterio de origen en especial, fuera de la certificación de que la mercancía es originaria de Colombia. Se utiliza únicamente para efectos administrativos y no sirve para reclamar una preferencia arancelaria

Con base en el criterio de origen determinado por el país al que se exporta y de los Acuerdos Comerciales vigentes, el exportador reclama en el Ministerio de Comercio Exterior, el respectivo formulario, lo diligencia y lo presenta, acompañado de la Factura Comercial, para  obtener el Certificado de Origen. En su diligenciamiento debe tenerse en cuenta la Norma de Origen que le corresponde al producto de acuerdo con el país de destino.
El certificado de origen busca demostrar que el producto es originario de Colombia y cada uno de los acuerdos exige un porcentaje de valor agregado nacional distinto.

Cuando la exportación corresponde a frutas y hortalizas frescas y su destino es algún país miembro de la Unión Europea, se  adjunta  al Certificado  de  Origen, el formulario denominado “Certificado de Origen y Procedencia”, suministrado por Mincomex en forma gratuita, que tiene por objeto precisar el lugar (municipio) donde han sido cultivados los productos.

Certificado fitosanitario:
El Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, otorga un visto bueno para la exportación de animales y plantas vivas y productos de origen animal o vegetal sin procesar.
Para la expedición del certificado fitosanitario de exportación se debe presentar una solicitud en papel común o con membrete de la firma exportadora que incluya la siguiente información:

• Nombre del exportador, dirección, teléfono, Número de Identificación Tributaria –NIT- o cédula de ciudadanía
• Destinatario final, con dirección exacta
• País de destino
• Nombre del producto a exportar
• Cantidad y descripción del producto
• Agencia de despacho
• Agencia de carga
• Puerto de salida

Por último, se deben enviar muestras de los productos destinados a la exportación para su inspección. Esta operación se realiza cuando la mercancía ya está lista para el embarque.
Una vez efectuada la inspección  de la muestra y cumplidos todos los requisitos, el ICA emite el respectivo certificado fitosanitario de exportación. Esto demora máximo dos horas.
Se debe adjuntar el recibo de pago de la inspección de la muestra y de la expedición del certificado fitosanitario de exportación, el cual se cancela en la oficina del ICA del puerto, aeropuerto o paso fronterizo, por donde va a salir la mercancía. La tarifa de la inspección de la muestra se cobra de acuerdo con las cantidades a exportar.
Lista de empaque:
Es preparada por el exportador y proporciona información sobre el  embalaje, cantidades de bultos o cajas, su contenido, su peso y volumen así como las condiciones de manejo y transporte de las mismas
Registros sanitarios, autorizaciones expresas y demás requisitos exigidos para la exportación del producto.
La DIAN envía una copia del DEX al Mincomex con el objeto de registrar de manera definitiva la exportación

Actividades ante la DIAN para el envío de su producto al exterior

Solicitud  de autorización de embarque
La solicitud de autorización de embarque deberá presentarse ante la Administración de Aduana con jurisdicción en el lugar donde se encuentra la mercancía a través del sistema informático aduanero junto con los documentos soporte de la exportación.
Autorización de embarque e ingreso de la mercancía a zona primaria
Una vez aceptada la solicitud de autorización de embarque, la mercancía debe ingresar  a la zona primaria para inspección, en los casos que sea requerida.
Se entiende que la autorización de embarque ha sido aceptada cuando la Aduana, a través del sistema informático, asigne el número y fecha correspondiente y autorice al declarante la impresión (el declarante podrá ser el exportador o la Sociedad de Intermediación Aduanera por él contratada).  En caso contrario, la autoridad aduanera, por el mismo medio, comunicará inmediatamente al declarante las causales para la no aceptación.  La autorización de embarque tiene un mes de vigencia.
Inspección de la mercancía
La autoridad aduanera, a través de su sistema informático, con base en criterios técnicos  de análisis de riesgo o de manera aleatoria, podrá determinar la inspección documental o física de la mercancía.
Antes de embarcar la mercancía, la Policía Antinarcóticos puede realizar una inspección física del producto. Esta inspección puede inclusive obligar al exportador a descargar la mercancía del contenedor.
Embarque y documentos que lo acompañan
Una vez inspeccionada la mercancía y autorizado el embarque, se procede a cargarla en el medio de transporte, acompañada de los siguientes documentos que se requieren para la nacionalización de la mercancía en el puerto de destino:

• Factura comercial
• Documento de embarque
• Certificado de origen
• Certificado fitosanitario
• Lista de empaque

Certificación del transportador
El transportador elabora el documento de embarque y debe transmitir electrónicamente  la información del Manifiesto de Carga dentro de las veinticuatro horas siguientes al embarque.  El sistema informático aduanero le asignará número consecutivo y fecha.
Expedición del DEX
La autorización de embarque con el número de manifiesto asignado por el sistema informático, se convierte en Declaración Definitiva

Fuente primaria : http://interletras.com/manualcci/LOGISTICA_EXPORTADORA/logisticaexp10.htm#top  

Fuentes:
http://www.proexport.gov.co
http:www.mincomex.gov.co
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